Secretaire H/F - 53

Descriptif L'adjoint(e) administratif (ve) de l'EPSMS La Filousière est en charge du secrétariat de l'EPSMS et de la gestion administrative des usagers.
1- Secrétariat global

L'adjoint administratif est en charge du secrétariat global de l'EPSMS à ce titre :
Centralise, organise, numérise et archive les dossiers de la direction et de l'administration. Il est force de proposition dans la recherche d'optimisation dans l'organisation des dossiers
Sollicite et planifie l'assistance et l'intervention des prestataires informatiques
Gère les appels
Accueille physiquement les personnes et oriente
Gère le standard, prend les messages
Gère la boite mail EPSMS
Planifie et organise les réunions
Assure la fonction de vaguemestre
Rédige et met en forme de courriers, documents de présentation
Rédige les comptes rendus des réunions
Met à jour et renouvelle les conventions de partenariat
Organise le planning des gardes administratives et astreintes techniques
Organise la tenue des instances (CSE-Conseil d'Administration) et rédige les procès-verbaux

2- Gestion administrative des usagers

L'adjoint administratif intervient dans la gestion administrative des dossiers des usagers des services MAS, FAM et SAMSAH. À ce titre, il :

Crée, suit et met à jour les dossiers administratifs des usagers de la MAS et du FAM (état civil, droits : CMU, aide sociale, orientationetc)
Détermine le montant du reversement des ressources pour les usagers du FAM
Effectue la facturation mensuelle et annuelle pour les usagers des services mentionnés

3- Qualité/gestion des risques

L'adjoint administratif apporte est l'interlocuteur ressource concernant :
L'alimentation et le suivi régulier de la gestion documentaire dématérialisée
La mise en forme des documents en format qualité
A ce titre il participe aux Copils Qualité / Gestion des risques et rédige les comptes rendus
Poste à pourvoir par voie de mutation ou CDD
80%