Assistant Administrative Services à la Population - Commune de la Baconniere H/F - 53

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice générale des services, l'assistante administrative des services à la population a la charge d'accueillir, orienter et renseigner les administrés. Elle assure principalement la gestion des locations de salle, le relationnel avec les associations communales et la communication de la commune. Elle travaille en binôme avec la deuxième assistante administrative, qu'elle remplace systématiquement en cas d'absence.

* Accueil des services à la population et divers guichets
- Accueillir, renseigner et orienter les administrés : accueil physique et téléphonique
- Trier, prioriser et filtrer les demandes : gestion de la boîte mail, gestion du courrier entrant
- Diffuser les informations aux élus, associations, services municipaux...
- Mettre à jour les procédures imposées par les dispositions légales et règlementaires
- Traiter les demandes diverses effectuées au guichet : légalisation de signature, attestation d'accueil, recensement des plus de 16 ans...

* Gestion de l'occupation des salles municipales
- Gérer quotidiennement le planning d'occupation des salles municipales
- Assurer le suivi administratif des locations : rédaction des contrats de location, états des lieux...
- Échanges réguliers avec l'agent en charge de la gestion de la salle des loisirs

* Relations avec les associations communales
- Être l'interlocuteur privilégié des associations pour toutes leurs demandes
- Suivre les dossiers de demandes de subventions des associations
- Assurer le suivi administratif de l'organisation des manifestations : débit de boisson, arrêtés municipaux...

* Communication
- Créer des supports de communication : affiches, flyers, plaquettes...
- Participer à l'élaboration du bulletin communal deux fois par an : compilation des articles, corrections, mise en page
- Organiser les évènements publics : invitations, logistique, communication interne et externe
- Gérer le site internet de la commune : mise à jour régulière, rédaction de nouveaux articles...
- Assurer les relations avec la presse locale

* Gestion du CCAS
- Organiser les séances du conseil d'administration du CCAS : convocation, ordre du jour, compte-rendu
- Organiser le repas des aînés (une fois par an)

* Gestion de l'archivage
- Archivage régulier des dossiers à conserver
- Mise à jour et suivi des archives: pv de récolement, bordereau de destruction...

* Autres missions (en complément ou en l'absence du binôme)
- Gérer l'état civil : enregistrement d'actes (décès, naissance, reconnaissance, changement de nom...), transmission de copie ou extrait d'acte aux demandeurs
- Gérer l'urbanisme : renseignements de premier niveau, enregistrement des dossiers sur Oxalys, transmission des décisions aux demandeurs, rédaction des arrêtés de voirie
- Vente de concession dans le cimetière