Assistant Services à la Population - Commune de Soulge sur Ouette H/F - Communes

- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Tâches courantes de secrétariat
- Assurer la réservation des salles et la facturation
- Assurer la facturation des services périscolaires
- Assurer la gestion administrative des documents d'état civil (naissance, mariage, décès) et divers : avis de mentions diverses,
transcriptions, PACS, changement de prénom, etc...
- Urbanisme : réception, enregistrement et transmission des demandes d'urbanisme
- Assurer la gestion du recensement des jeunes de 16 ans.
- Gestion de la liste électorale : Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions, radiations), réunir la Commission de Contrôle,
organisation matérielle des élections
-Gestion du cimetière : Etablir les concessions et les enregistrer, assurer le suivi des concessions arrivées à échéance
- Gérer la comptabilité : engagements de titres de recettes.
- Assurer la commande de matériels, produits d'entretien et de la bureautique
- Gestion de la distribution de la banque alimentaire et gestion administrative
- Etablir les arrêtés de voirie, travaux, stationnement, utilisation du domaine public (fête des voisins, vide grenier...)
- Gérer les supports de communication : Site Internet, panneau lumineuxAu sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

Secrétariat du service urbanisme
- Enregistrer et suivre les dossiers d'Autorisation des Droits des Sols
Mettre à jour l'affichage réglementaire
- Tenir le secrétariat avec les missions inhérentes

Accueillir et renseigner le public
- Gérer les demandes de la population
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Délivrer les documents administratifs
- Gérer les affaires militaires et le recensement

Mission d'officier d'état civil
- Accueillir et renseigner sur les services de l'état civil
- Réceptionner les déclarations et établir les actes d'état civil
- Expliquer l'indivisibilité de la filiation
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
- Gérer les dossiers de mariage (apprécier le consentement mutuel et la véracité des pièces fournies) et de parrainage civil
- Tenir les registres d'état civil (rédiger les mentions, contrôler l'exactitude des renseignements consignés)

Gérer les locations des salles et matériel communal
- Gérer le suivi des demandes et organiser les plannings des salles
- Établir les contrats de locations

-Missions administratives
- Assurer le suivi du courrier et des livraisons
- Établir les autorisations de débits de boisson
- Suivi des prêts des clés
- Assurer l'ouverture et la fermeture de la mairie
- Commandes hygiène et fournitures

Compétences techniques :
- Maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique et les outils bureautiques,
- Technique d'accueil et d'écoute
- Très bonne maîtrise du français et de l'orthographe,
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- Savoir transmettre de l'information plus ou moins complexe par écrit et/ou par oral.
Compétences relationnelles :
- Accueillir le public avec sourire et amabilité (physiquement et téléphoniquement),
- Rester disponible, discret, courtois et sérieux,
- Savoir s'adapter à son interlocuteur, rester à la hauteur de l'image qui doit être véhiculée,
* Rester neutre et objectif quelle que soit la situation.
Compétences organisationnelles :
- Hiérarchiser les priorités,
- Optimiser le délai de la transmission de l'information.
Compétence d'adaptation :
- Savoir analyser une situation difficile ou un interlocuteur spécifique afin d'optimiser le suivi et régler d'éventuels litiges de façon
efficace, rapide et courtoise,
- Avoir le sens de la diplomatie
- Rester discret.

• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique